仕事上のToDo管理ってどうしてますか?
わたしはもともと記憶力があまりよくない方なので、結構な頻度でやることを忘れてしまいます。
だからToDoについては必ずメモすることを是としてやってきていたのですが、ツールは中々いいものが見つかりませんでした。
手書きのスケジュール帳やメモ帳を駆け出しの頃は使っていたのですが、パッとメモしたいときに持ってないことがたまにあったり、どこに何を書いたのか忘れる、一度書いたことを消せないので見た目がごちゃごちゃしていて閲覧性が悪いなどの問題があって使わなくなってしまいました。
PCツールも色々試したのですが、使いやすいUIのツールが見つからなかったことと、PC持ってない時にタスクが降ってくることも多いので昨今はもっぱらWindows標準の「メモ帳」でタスク管理していました。
これに、スマートフォンの「Evernote」と会社独自のスケジューラを組み合わせている感じですね。
カンバン方式でタスク管理できるツールTrello
Trelloはカンバン方式でタスクを管理するクラウドツールで、以下のようなシンプルなUIをもっています。
上記の画面全体が「ボード」と呼ばれている一枚の大きな板のようになっていて、その中に「カード」と呼ばれるタスクを縦の「リスト」の中に配置していきます。
このツールの特徴はこの「カード」をリスト間でドラッグ&ドロップで簡単に移動できることで、タスクの状態を自由に表現することができるということです。
例えば、「優先度高」リストの中から今日やることを「今日やること」リストに移動したけれども、緊急の対応が入ってできなくなりそうになったら、「今日やること」から「優先度高」に戻すといった使い方ができます。
一つのカードは小さいですが、「カード」をクリックすると詳細画面に飛んで、詳細説明やコメントを記入できる欄があるので詳細や進捗状況をメモすることもできます。
チームで使うと生産性超アップ
また、横の「リスト」の並び替えも可能で、使い方に応じていろんな種類のボードを作れます。
特に強力なのが、複数人のチームでタスク管理したい場合に、チームメンバ全員にアカウントを持ってもらうようにすれば、以下のように誰が何をやっているか一目瞭然でわかります。
とりあえずやること思いついたら誰でも「やることリスト」に追加する、ような運用をしておけば取りこぼしもなくなるでしょう。
背景もカスタマイズで色んな着せ替えが用意されているので、気分にあわせて変えることで退屈な仕事も楽しくできます。
クラウドなので即時同期。マルチデバイスに対応。
PCだけではなくスマートフォン用のアプリも用意されていて、こちらも同じ感覚で使えます。
手書きでメモしたり、PC開いて打ち込むよりもサッと取り出してフリック入力した方が早い場合が多いのでメモがわりに使えます。
同期もすばやく、つい先ほどスマホでメモしたタスクをPCで詳細化といったこともできます。
プライベートのタスクも管理できる
プライベート用のボードを作れば、プライベートの予定もあわせて管理できます。
「役所に行く」とか「郵便局に行く」とかついつい忘れそうなプライベート上のタスクも一緒にまとめておけるので、生活の質も随分と向上するのではないでしょうか。
昨今は仕事とプライベートを分断するワークライフバランスという概念から、仕事もプライベートもあわせて人生であるという考え方のワークライフハーモニーという言葉がしっくりくるようになったので、そういった人生を目指す上でも最適です。
まとめ
ようやく本格的に使いたいと思えるツールに出会えて嬉しいばかりです。
「Trello」+「会社のスケジューラ」の2つでタスク管理は完結できそうです。